By Published On: 14 Ottobre 2022Categories:

Il presente caso studio presenta l’attività svolta per un Cliente che si occupa di distribuzione di materiale da pesca in negozi dislocati in tutta Italia.

L’attività è portata avanti da una rete di commerciali a cui sono assegnate le regioni da servire in base alla zona di residenza.

  • PERIODO: Giugno 2023 – Settembre 2023

VTE Next

CRM e processi BPMN

Presentazione

Abbiamo iniziato a collaborare con il Cliente in una fase complicata in quanto usciva da un periodo di autogestione del personale e stava affrontando il cambio della Direzione.

Le problematiche lamentate dal Cliente riguardavano:

  • Mancanza di dati riferiti al Cliente finale: nel gestionale non erano stati inseriti nemmeno il numero di cellulare dei contatti o l’indirizzo mail dell’azienda in quanto i commerciali utilizzavo PC e Smartphone personali e tutti i dati erano registrati in questi

  • Il fatturato era in evidente calo in conseguenza di una generale crisi del settore

  • I termini di pagamento erano stati allungati dai commerciali senza seguire una logica chiara e il più delle volte non venivano rispettati dai Clienti

  • Non venivano introdotti nuovi marchi da più di due anni

  • Non c’era una procedura per monitorare l’attività dei commerciali e l’interazione con i diversi clienti

  • Non c’era una procedura per acquisire nuovi Clienti

Soluzione

La prima fase dell’intervento ha riguardato l’attivazione di un’utenza Cloud per il CRM VTE NEXT per ogni commerciale e per l’amministrazione, l’importazione delle anagrafiche dei clienti dal gestionale al CRM e il completamento dei dati mancanti.

Quindi sono stati definiti i criteri di segmentazione dei negozi serviti in base ad esempio della localizzazione (città, mare, montagna), della dimensione, delle tecniche di pesca trattate: in questo modo è stato possibile definire pacchetti di condizioni di vendita, campagne mirate, offerte personalizzate.

Ad ogni Commerciale è stato assegnato un colore (in modo da poter impostare un’agenza condivisa nel calendario del CRM) ed un gruppo di regioni di riferimento.

La priorità del Cliente era acquisire nuovi contatti e per questo aveva acquistato una lista di Lead dalla CCIAA: il passaggio seguente quindi ha riguardato la verifica (per scremare eventuali negozi chiusi e non più operativi), il reperimento dei dati mancanti (e-mail, contatti, ecc), sviluppo di un processo di assegnazione del Lead al commerciale di pertinenza sulla base alla regione ed assegnazione.

Quindi insieme ai commerciali è stato definito ed inserito nel CRM il calendario editoriale in modo da sostenere la loro azione con le campagne marketing collegate e targettizzate sulla base delle caratteristiche ed esigenze del cliente finale: un processo collegato al calendario inviava una mail di promemoria al team interessato (commerciale e pro-staff) per la predisposizione del materiale e dei contenuti entro la dead line di partenza della campagna.

Sono state create le newsletter collegate al calendario editoriale e programmate le date di invio; sulla base delle statistiche collegate ad ogni invio i commerciali avevano poi modo di impostare in modo più efficace il programma delle visite.

Per il calendario è stato impostato un processo per l’invio di un promemoria dell’appuntamento fissato al commerciale e al Cliente.

Ai commerciali è stato assegnato uno smartphone aziendale su cui è stata installata lì’APP del CRM VTE NEXT in modo da poter consultare ed aggiornare la propria agenda da qualsiasi posto, poter inserire le opportunità in gestione ed i report degli appuntamenti; il modulo di geolocalizzazione permetteva di visualizzare su maps i clienti selezionati e quindi ottimizzare gli spostamenti ed i tempi di trasferta per le visite.

Sono stati configurati i report ed i cruscotti per la dashboard delle attività in corso, impostando un sistema di colorazione in funzione

Risultati

Tutti i dati sono ora all’interno del CRM VTE NEXT e sono stati automatizzati i passaggi a basso valore aggiunto quali l’assegnazione dei lead, il promemoria degli appuntamenti, la gestione del calendario editoriale.

 

  • La Direzione ha a disposizione una dashboard personalizzata per monitorare l’avanzamento dei piani impostati ed intervenire tempestivamente al fianco dei propri commerciali

  • Le informazioni sono ora immediatamente consultabili e fruibili da parte di tutta la squadra

  • E’ stata attivata una newsletter periodica agli iscritti per la presentazione di novità, guide e tutorial, eventi ecc.

  • Sono state gestite campagne geolocalizzate in un’area predefinita attorno ai punti vendita serviti in modo da aumentare le visite del cliente finale e supportare le vendite del negozio cliente.

 

 

Prossimi Sviluppi

Il prossimo intervento riguarderà:

 

  • L’attivazione di un chatbot per il customer care e la gestione della distribuzione della documentazione aggiornata

  • L’attivazione e configurazione di un portale dedicato ai clienti “gold” in modo che possano gestire i propri ordini e vedere in anteprima listini, cataloghi ed offerte.

Passionate - Dedicated - Professional

Recently completed projects